第一章 总则
第一条 为了适应学院教育事业发展和构建学院、部门两级管理运行体制的需要，规范各项经费支出管理，逐步推行“学院控制总量、二级单位包干调配使用”的经费管理模式，根据《中华人民共和国会计法》、《高等学校会计制度》等规定，特制定本办法。
第二条 学院经费支出在项目管理的基础上，根据学院推行二级管理的需要，进一步将基本支出和项目支出划分为部门包干经费和部门统管专项经费。
第三条 部门包干经费是指基本支出中的日常公用经费，是学院维持教学、科研、管理、服务工作正常运转的日常支出费用以及学院实行二级包干管理的服务项目的成本支出。主要包含：（1）行政、教辅部门的办公经费、业务接待费；（2）教学部门的办公经费、业务接待费、学生经费；（3）学院实行二级包干管理的服务项目的成本支出：继续教育发展经费、继续教育包干经费、继续教育及服务收入项目成本。
第四条 部门统管专项经费是指基本支出中的人员经费及项目支出经费，主要用于完成专门业务所发生的相关费用和关系到全院的重要工作事项需要的经费（除部门包干经费以外的其他项目经费）。
第五条 各部门所有经费支出要按照当年下达的预算方案，秉承量入为出、专款专用、统筹安排、确保重点、收支平衡的原则，严格执行，不列赤字。
第六条 各项经费支出严格执行统一领导、分级负责的审批程序，各级主管领导对管理的业务经费支出进行审批并签字，执行“谁分管、谁签名、谁负责”的报销审批制度。财务处负责监督各部门的预算执行情况，不办理超出预算限额的各项支出。
第二章 经费报销的审批与审核
第七条 院内各部门（含科研项目组）经费支出的审批职责是：对本部门（科研项目组）所列支业务的真实性、合理性、合法性、效益型、经济性负责。同意支出的，应签字确认；对业务内容不真实、提供票据不合格的，各级审批人应拒签。
财务处的职责是：对院内各部门（科研项目组）提供的会计资料的合法性、准确性、及时性、完整性负责。财务处对不合符要求的单据有权退回。
第八条 学院下达的部门包干经费，每次支出在10000元以下的部门负责人签字即可报销，大于等于10000元的需经业务主管院领导审批，100000元以上（含100000元）的还需主管财务院领导及院长审批。
第九条 学院归口统一管理的部门统管专项经费支出，由管理部门第一责任人审核、主管业务院领导审批，100000元以上（含100000元）的还需主管财务院领导及院长审批。各部门统管专项经费不列支业务接待费。
第十条 各部门经费报销工作应由本部门报账员亲自到财务处办理报销手续，如由收款单位人员前来办理收款手续的，必须由预算部门报账员或报销部门业务经办人员陪同办理，严禁外单位人员独自办理相关报销手续。
经费报销审批流程见附件一。
第三章 经费报销单据要求
第十一条 用款经办人在填写报销单时，必须附有原始凭证。原始凭证按票据来源渠道可分为自制原始凭证和外来原始凭证。
第十二条 自制原始凭证是指单位内部经办业务的部门或个人，在执行或完成某项经济业务时自行填制的原始凭证，如工资（奖金、补贴）或劳务费明细表、支付慰问金等无法收到发票等原始单据而自制的支出凭证等。
自制原始凭证必须有制单（表）人、复核人、审批人签字确认，还要注明支出内容、制表时间、制表单上加盖部门公章，需现金支付的，收款人要在相应地方签收确认。
第十三条 外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。
外来原始凭证主要包括税务发票和财政票据。税务发票必须是税务部门统一印制的发票，并加盖发票专用章或财务专用章；财政票据必须是财政部门统一印制的票据，并加盖收款单位财务专用章。票据抬头必须是“中山火炬职业技术学院”（机票、车票、船票实名制除外）。
第十四条 凡报销购物的票据时，每张票据后面需有经办人、验收人二人签字，票据应写明日期、品名、数量、单价及金额或附有购货清单，才能有效。其他票据（电话费、差旅费、交通费除外）需有经办人、证明人签字才能报销。
第十五条 用款经办人须按要求详细填写相应的报销单，报账经办人须按要求粘贴票据，详细填写票据张数和总金额，按审批管理范围送相关负责人审批。
第四章 经费报销支出的管理
第十六条 教职工因公出差的各项支出标准和范围按中财行【2014】15号《中山市市直党政机关和事业单位差旅费管理办法》、中财行【2016】9号《关于调整市直党政机关和事业单位差旅费标准有关问题的通知》、中财行【2016】10号《关于市直党政机关和事业单位差旅费管理问题的补充通知》执行。出差人员按规定填制差旅费报销单，并附会议通知（需有领导同意参加的意见）及相关费用单据，由经费管理部门领导签字，财务会计审核，予以办理。
出差伙食补助、市内交通费补助原则上每次不超过7天；既不能提供证明出差天数的文件又无住宿发票的，出差伙食补助、市内交通费补助每次不超过1天
出差人员由本单位、接待单位或其他单位免费提供交通工具或自驾私家车公务出行的，不再领取市内交通费补助。
私家车公务出行参照《中山火炬职业技术学院私家车公务出行费用支出管理暂行办法》执行。
第十七条 公务接待费应按中山办发【2016】4号《中山市党政机关国内公务接待管理实施意见》文件要求执行，严格控制公务接待标准。
院内各单位在公务接待过程中，确因工作需要，可以安排工作餐一次，并严格控制陪餐人数。接待对象在10人以内的，配餐人数不得超过3人；超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。
接待费报销凭证包括财务票据（即发票）、派出单位公函或者相关审批件（工作餐费审批表）、接待清单。工作餐费审批表和接待清单见附件二。
第十八条 误餐费、夜餐费开支办法和开支标准按中财行【2015】36号《关于调整市直党政机关和事业单位误餐费夜餐费开支标准的通知》的有关规定执行。误餐费、夜餐费审批表见附件三。
第十九条 因公临时出国费用参照中财行【2014】3号《因公临时出国经费管理办法》文件要求执行。因公出国培训费用参照中财行[2014]9号《因公短期出国培训经费管理办法》文件要求执行。
第二十条 举办会议和各类业务培训发生的费用参照中财行【2014】14号《中山市市直机关和事业单位会议费管理办法》和中财行【2015】30号《中山市市直党政机关和事业单位培训费管理办法》文件要求执行。
职工外出参加培训学习发生的培训费，报销时应附培训通知或培训申请和领导审批。如果没有具体文件通知，又由旅行社等中介机构代办发票的，应在培训申请中列明开支金额具体内容，并经领导审批同意。
第二十一条 科研经费的使用和审批按照我院“科研经费管理办法”规定执行。
科研经费应按合同书中约定的费用明细项目和金额使用经费。对不按约定内容使用经费或者经费没有到达学院账户的，财务处将不能在项目结题报告经费使用栏签名盖章。
第二十二条 上级财政专项资金的支出管理按上级有关文件规定执行。上级财政专项资金文件没有特别要求的，按照本办法执行。
第二十三条 纳入政府采购项目的支出，按照《中华人民共和国政府采购法》及上级主管部门有关规定执行。实行院内自行采购的按照《中山火炬职业技术学院招标采购管理办法》规定执行。涉及固定资产的需办理固定资产验收和报增后方可报销，基建工程的按合同约定的工程进度办理结算。
第二十四条 各项业务应在业务完成后10个工作日内办理报销手续，报销票据开出时间超过2个月或上一年12月20日之前的票据，财务处原则上不得受理。但因特殊情况经办部门作出书面说明的，经业务主管院领导批准后，财务人员方可受理。
第二十五条 如开出发票单位与实际收款单位名称不一致，院内报销部门须在收款单位出具的证明上加具证明意见、加盖部门公章。
第二十六条 部门领导发生的费用报销应由业务主管院领导审批。
第二十七条 对不符合审批程序或规定支出范围，以及各种不符合财务规定的支出内容事项，财务人员有权拒付。
第五章 现金、支票管理
第二十八条 凡需要一次性支取现金10000元（含10000元）以上者，须在用款日前一天向财务处预约。
第二十九条 需收款单位领取支票的，必须由我院经办人陪同办理相关手续。不得领用空白转账支票，特殊情况时，须经过审批程序，根据用款最高限额，封写支票相应数值位。
第三十条 根据《现金管理暂行条例》中对库存现金限额管理的规定，凡财务处通知各部门领取的现金，当日必须领走。
第三十一条 按照《现金管理暂行条例》规定，一次性经费支出在1000元以内，可持发票到财务处直接报销现金。支出金额在1000元（含1000元）以上的，原则上办理转账付款。
第六章 公务借款管理
第三十二条 公务借款管理的总体要求是严格控制、专款专用、及时结算、前账不清、后账不借、程序合法、手续齐全。
第三十三条 学院公务借款只能用于教学、科研、教辅、行政、后勤等有关公务支出，除个人出差借款外，不得用于个人借款。
第三十四条 部门包干经费和科研项目经费10000元（含10000元）以上的借款业务和部门统管专项经费借款业务，需要业务主管院领导审批。
第三十五条 为保证公务借款的及时返还和款项安全，公务借款业务必须由在册教职工办理。如借款无法归还，部门负责人应承担连带责任。
第三十六条 各部门、个人的公务借款，应该在相关业务发生前3日内办理借款业务，在相关业务办理完毕后10日内到财务处办理报销、还款手续。
第三十七条 财务处每月终了时，对公务借款的发生情况进行核对分析，对异常情况要与借款单位或借款人取得联系，查明原因，及时收回款项或予以核销，同时向主管院领导汇报公务借款的核实情况。
第三十八条 财务处每月定期按部门发放催款单。经催缴无效或发现以下行为的，按以下规定处理：
1.对部门借款不清账的，将停止对有关部门的所有借款，要求部门协助催款报销。
2.所有公务借款及借款过期不结清的，经二次催款仍不结账的，经学院财务主管院领导审批，从当事人工资、津贴及奖金中扣还。
3.教职工离校时欠款不结清的，不予办理相关手续。
4.将借款挪做私用或用于与借款用途不符的经营活动，将根据事实和情节轻重予以通报批评，或追究当事人的相应责任。
5.弄虚作假，虚报冒领，伪造、变造原始票据等行为，将依法追究当事人责任。
第七章 附 则
第三十九条 本办法由财务处负责解释和修订。
第四十条 本办法自颁布之日起执行，原制度同时废止。市、区财政局出台新规定的，按新规定执行。
